Trong chương trước, bạn đã làm quen những vấn đề cơ bản về in ấn trong Access. Ở chương này bạn sẽ xây dựng dựa trên những kiến thức về tạo một báo cáo thực sự. Theo nghĩa đơn giản nhất, một báo cáo là một dữ liệu in ra đã được định dạng. Sử dụng Reports, bạn có thể lựa chọn các trường bạn muốn Access in ra cũng như các dạng thức của chúng.

Kết thúc chương này, bạn sẽ nắm được những nội dung sau:

• Thế nào là một báo cáo?
• Cách tạo các báo cáo
• Làm thế nào để bắt đầu Report Wizards
• Các loại báo cáo bạn có thể tạo với Report Wizards
• Cách tạo một báo cáo dạng bảng đơn giản
• Cách tạo các nhãn

Bài 30: Thế nào là một báo cáo (Report)?

Một báo cáo Access khác với một dữ liệu in đơn giản là nội dung của bảng. Khi tạo một báo cáo, bạn cũng có thể thêm các header (đầu trang), footer (chân trang), subtotal và các tính năng đặc biệt khác làm nổi bật hình thức của dữ liệu trên trang in. Sử dụng một report, bạn có thể hoàn thành việc điều chỉnh trên cách thông tin xuất hiện.

Nhiều chương trình cơ sở dữ liệu bao gồm báo cáo đặc biệt được thiết kế để thực hiện quá trình tạo các report nhanh và dễ dàng hơn. Cũng không ngoại lệ, Access bao gồm một báo cáo được xây dựng sẵn mà bạn có thể sử dụng để thiết kế các báo cáo và tùy chỉnh nội dung của chúng.

Khi tạo báo cáo đơn giản được viết theo yêu cầu, bạn sẽ hiểu rõ các thành phần Report Wizard. Ở chương này, bạn sẽ học cách sử dụng Report Wizard. Làm thế nào để sử dụng báo cáo đã được xây dựng sẵn (nội dung này được đề cập đầy đủ ở chương 14 “Tạo các Reports phức tạp”).

Trong Access, các báo cáo chỉ là một phần khác của cơ sở dữ liệu. Nếu để ý ở cửa sổ Database, bạn sẽ thấy có một nút Reports. Chọn tab này để hiển thị các báo cáo được lưu trữ với cơ sở dữ liệu của bạn. Với các đối tượng cơ sở dữ liệu khác, bạn có thể sao chép, đổi tên và xóa các báo cáo một cách dễ dàng. Chính xác như thế nào thì các thao tác này đã được đề cập ở Chương 3 “Tùy biến các thành phần”.